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Intégrer des notices issues de sources externes

 

 

Le catalogage des références est une étape indispensable au référencement de son fonds et à sa valorisation. Toutefois, ce travail est fastidieux et chronophage. Le travail de saisie peut il être limité ?

 

Sommaire

1. Introduction3

2. Importer des notices avec Superdoc Premium   4

2.1. Formats d’import4

2.1.1. Format balisé4

2.1.2. Format délimité4

2.1.3. Import des notices au format XML4

2.2. Importer des notices dans une base  5

3. Superdoc Pass : Intégrer des notices depuis des sources externes7

3.1. Intégrer des notices depuis des sources externes : serveur Z39-50 ou Web service7

3.1.1. Sélection des sources8

3.1.2. Intégration des notices8

3.2. Intégrer des notices depuis des sources externes : Bases compatibles avec Zotero10

3.2.1. Configuration de Superdoc Pass pour Zotero  10

3.2.2. Intégration des notices issues de Zotero  10

4. Intégrer des notices proposées par les membres du réseau  12

4.1. Principe12

4.2. Echange de notices12

4.2.1. Envoyer des notices dans le réservoir 12

4.2.2. Intégrer les notices dans sa base  12

 

© Aidel - 2009

 

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1. Introduction

La mise en valeur du fonds nécessite son enregistrement dans une base de données qui permettra ensuite d’identifier facilement les ressources pertinentes. Ce travail de saisie est indispensable mais chronophage.

Pour optimiser le temps de traitement des références, il est possible d’intégrer dans sa base des notices issues de sources externes : cette intégration permet de reprendre rapidement un certain nombre d’informations.

 

L’intégration de notices dans sa base peut être réalisée via les options d’import de Superdoc ou grâce à l’outil Superdoc Pass.

 

Ce document décrit les possibilités d’import de Superdoc Premium, avant de présenter la possibilité d’utiliser Superdoc Pass pour intégrer des notices issues de sources externes, de bases compatibles avec Zotero ou de membres du réseau.


2. Importer des notices avec Superdoc Premium

L’application Superdoc Premium propose nativement d’échanger des notices à travers ses fonctions d’import-export.

 

2.1. Formats d’import

Les différents formats pris en charge sont :

-          Format balisé : format texte avec une balise de début et une balise de fin pour chaque champ

-          Format délimité : format texte où chaque champ est délimité par un caractère spécifique (fichier CSV, excel, etc.)

-          Format XML : format balisé et normalisé qui permet des échanges et transformations aisés

 

 

Pour échanger des notices issues de bases Superdoc Premium ayant la même structure (base Catalogue) par exemple, le format balisé est le plus simple.

Pour échanger avec des notices issues de base Superdoc Premium ayant des structures différentes ou issues d’autres applications, il faut mieux utiliser le format délimité ou le format XML.

 

2.1.1. Format balisé

Si le fichier balisé est issu d’une base Superdoc Premium ayant la même structure, l’import au format balisé peut se faire directement.

 

2.1.2. Format délimité

Si le fichier délimité est issu d’une base Superdoc Premium ayant la même structure, l’import peut se faire directement en choisissant des options d’import identiques aux options d’export. Si la structure de la base d’origine diffère ou si le fichier est issu d’une autre source, il faut adapter le fichier source avec un tableur (Excel par exemple).

Le fichier peut ensuite être enregistré au format CSV dont les séparateurs sont : : Séparateur d’enregistrement : {CR}{LF} et Séparateur de champ : point virgule

 

2.1.3. Import des notices au format XML

Si le fichier XML est issu d’une base Superdoc Premium ayant la même structure, l’import peut se faire directement en utilisant la feuille de style générée automatiquement par Superdoc Premium. Si la structure de la base d’origine diffère ou si le fichier est issu d’une autre source, il faut créer une feuille de style permettant de faire la correspondance entre le fichier source et les champs de la base Superdoc Premium.

 

 

 

2.2. Importer des notices dans une base 

Une fois le fichier source enregistré, on peut l’importer.

-          Ouvrir la base

-          Fichier, Importer

-          Sélectionner le fichier

-          Onglet Format :

-          sélectionner le format du fichier source

-          Préciser ensuite les options : pour le format délimité, il faut bien définir tous les séparateurs et si l’ordre d’import. Pour le format XML, il faut préciser la feuille de style à utiliser.

-          Il faut ensuite préciser les différents séparateurs du fichier source. Pour un fichier CSV les séparateurs sont : Séparateur d’enregistrement : {CR}{LF} et Séparateur de champ : point virgule

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Onglet Options ajouter/Remplacer

Cet onglet permet de définir un contrôle des doublons lors de l’import

-          Cocher l’option Vérifier les doublons pour réaliser le contrôle. Si cette option n’est pas cochée, Superdoc Premium ajoutera chacun des enregistrements.

-          Sélectionner le ou les champs (5 maximum) qui permettent d’établir une correspondance entre 2 enregistrements (si ces champs sont identiques, les enregistrements seront considérés comme identiques - doublons).

-          Si l’enregistrement importé correspond à un enregistrement existant, plusieurs options sont possibles :

style='margin-left:0cm'>- Rejeter l’enregistrement : le nouvel enregistrement n’est pas importé

 

style='margin-left:0cm'>- Ajouter mot clé dans champ : ajoute les valeurs existant dans le fichier d’import à celles déjà présentes

 

style='margin-left:0cm'>- Remplacer le champ : remplace les valeurs existantes par les valeurs du fichier d’import (uniquement les valeurs des champs contenues dans le fichier source)

 

style='margin-left:0cm'>- Remplacer l’ancien enregistrement : remplace l’enregistrement existant par le nouveau

 

style='margin-left:0cm'>- Supprimer l’ancien enregistrement : supprime l’enregistrement existant

 

-          S’il n’y a pas de correspondance, Superdoc Premium propose soit :

style='margin-left:0cm'>- Accepter le nouvel enregistrement : l’enregistrement sera importé

 

style='margin-left:0cm'>- Rejeter le nouvel enregistrement : l’enregistrement ne sera pas importé

 

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Onglet Validation

style='margin-left:0cm'>Cette onglet permet d’indiquer comment traiter les ‘données non conformes’ : les enregistrements contenant des données n’appartenant pas aux listes de validation ouvertes ou ne correspondant pas au format imposé par la structure de la base doivent ils être importés ou non ? Cocher l’option correspondante :

 

style='margin-left:0cm'>- Rejeter les données non conformes : tous les enregistrements contenant une valeur n’appartenant pas aux listes de validation seront rejetés

 

style='margin-left:0cm'>- Accepter les données non conformes : tous les enregistrements contenant une valeur n’appartenant pas aux listes de validation seront ajoutés mais les listes de validation ne seront pas modifiées

 

style='margin-left:0cm'>- Accepter les données non conformes et mettre à jour les listes de validation : tous les enregistrements contenant une valeur n’appartenant pas aux listes de validation seront ajoutés et les listes de validation seront modifiées

 

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Onglet Fichier des enregistrements rejetés

style='margin-left:0cm'>- Cocher l’option Ecrire les enregistrements rejetés dans le fichier. Par défaut, Superdoc Premium crée un fichier avec le même nom dans le répertoire du fichier importé contenant l’ensemble des enregistrements rejetés ainsi que le motif du rejet. Ce fichier permet d’analyser les causes du rejet et peut dans certains cas être réimporté après correction

 

style='margin-left:0cm'> 

 

-          OK

 

 


 

 

 

3. Superdoc Pass : Intégrer des notices depuis des sources externes 

Pour compléter les options d’import décrites précédemment et importer des données issues de bases proposant une connexion Z39-50 (serveur Z39-50), un web Service ou de bases compatible avec Zotero,  il faut utiliser l’application Superdoc Pass.

Cette application s’intègre dans Superdoc Premium via le menu Applications. Elle permet de rechercher des notices dans d’autres bases avant de les intégrer.

 

 

3.1. Intégrer des notices depuis des sources externes : serveur Z39-50 ou Web service

La première fonction de Superdoc Pass est d’interroger des bases proposant un serveur Z39-50 ou un web service.

 

Actuellement, les sources proposées sont :

>> BNF

Le catalogue général de la BNF comprend plus de dix millions de notices bibliographiques décrivant des monographies et des périodiques imprimés, des documents audiovisuels, des ressources électroniques, etc. La BNF propose un serveur Z39-50 public. Il ne nécessite pas d’identification spécifique.

http://www.bnf.fr/

 

>> LOC

La bibliothèque du congrès est une des plus grandes bibliothèques : elle possède dans ses collections des millions de livres, enregistrements, photographies, de cartes, etc. Elle propose un accès public Z39-50.

http://www.loc.gov/

 

>> Zebris

Zebris est un service de fourniture de notices bibliographiques pour les livres qui s'appuie sur la Librairie Decitre. Les coûts et conditions d’utilisation sont définis sur leur site Internet.

http://www.zebris.fr/

 

 

>> Amazon

Les notices enregistrées par le site Amazon peuvent également être intégrées dans la base Catalogue

http://amazon.fr

Pour interroger le service Amazon, il faut au préalable s’inscrire sur leur site pour obtenir une clé – Cf. procédure détaillée

Une simple recherche par ISBN permet d’identifier les notices, avant de les intégrer dans sa base.

 

 

3.1.1. Sélection des sources

Il est possible de choisir parmi les sources proposées (voir liste précédente) celles qui sont le plus pertinentes par rapport à son fonds et son public.

-          Ouvrir Superdoc Pass

-          Cliquer sur le lien Sources externes, Configurer

-          Cette page de configuration liste les différentes sources disponibles et leurs propriétés (nom du serveur, identifiants)

-          Cocher les sources à proposer. Seules les sources cochées seront proposées lors de la recherche.

-          Saisir les identifiants et mot de passe pour les sources spécifiques

-          Cocher l’option Par défaut pour définir la source qui sera proposée à l’ouverture de l’outil

-           Enregistrer la configuration

 

 

3.1.2. Intégration des notices

Pour intégrer les notices à partir des sources externes, cliquer sur le lien Sources externes,Cataloguer

-          Cocher la source à utiliser (la source définir Par défaut dans la configuration est sélectionnée

-          Saisir l’ISBN ou scanner le code barre de l’ouvrage dans la zone de saisie, Entrée

style='margin-left:0cm'>La référence est recherchée et affichée dans la partie inférieure

 

style='margin-left:0cm'>NB : l’ISBN peut être saisi sous la forme 10 ou 13 chiffres

 

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Cliquer sur le lien Intégrer dans la base pour intégrer une notice dans la base

style='margin-left:0cm'>OU

 

-          Cocher les notices à intégrer et cliquer sur le lien Intégrer la sélection pour intégrer l’ensemble des notices sélectionnées

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Cliquer sur le lien Détail pour afficher la source avant transformation (cette fonction n’est qu’un élément d’information qui permet de vérifier le contenu de la source

style='margin-left:0cm'> 

 

-          Cliquer sur le lien Supprimer pour supprimer une référence de la liste

style='margin-left:0cm'>OU

 

-          Cliquer sur le lien Supprimer la sélection pour supprimer de la liste la sélection

 

-          Modifier ensuite les notices pour les compléter et les adapter à vos règles de saisie

 

 

 

3.2. Intégrer des notices depuis des sources externes : Bases compatibles avec Zotero

Pour élargir encore la liste des sources et pouvoir intégrer des notices d’articles de périodiques, Superdoc Pass permet de reprendre les données de bases en ligne compatibles avec Zotero.

Zotero est une extension au navigateur Firefox, qui peut être installée librement. Elle permet de se constituer une base de références à partir de différentes bases de données pour générer ensuite des bibliographies.

Les références organisées en collection sont enregistrées sur le poste de chaque utilisateur.

Superdoc Pass peut lire les collections de Zotero et intégrer chaque référence dans une base Superdoc.

 

 

3.2.1. Configuration de Superdoc Pass pour Zotero

Superdoc Pass est configuré par défaut pour pouvoir intégrer les notices dans la base Catalogue. Cependant, les sources étant nombreuses, il est possible de créer de nouveaux profils pour optimiser l’intégration.

 

-          Sélectionner dans la liste la source, Modifier

style='margin-left:0cm'>La colonne de gauche présente tous les champs possibles de la source (ils ne sont pas toujours tous alimentés) et la colonne de droite permet de sélectionner le champ de la base SDP qui sera alimenté

 

-          Sélectionner dans la colonne de droite le champ à alimenter

-          Enregistrer le profil

-          Enregistrer la configuration

 

 

3.2.2. Intégration des notices issues de Zotero

Avant de travailler dans Superdoc Premium, il faut procéder à des recherches sur Internet et enregistrer avec Zotero les notices sélectionnées. Le plus simple est de les ajouter à une collection bien définie.

Les notices ainsi enregistrées seront ensuite traitées avec Superdoc Pass.

 

Pour intégrer les notices à partir de Zotero, cliquer sur le lien Zotero, Cataloguer

-          Sélectionner la collection contenant les références à intégrer dans la colonne de droite

-          Sélectionner les références affichées dans la colonne de gauche

Le détail s’affiche dans la partie inférieure

 

-          Cliquer sur le lien Intégrer dans la base pour intégrer une notice dans la base

-          Cocher les notices à intégrer et cliquer sur le lien Intégrer la sélection pour intégrer l’ensemble des notices sélectionnées

 

-          Cliquer sur le lien Détail pour afficher la source avant transformation (cette fonction n’est qu’un élément d’information qui permet de vérifier le contenu de la source et le cas échéant d’aller adapter le profil utilisé

 

-           Cliquer sur le lien Supprimer pour supprimer une référence de la liste

OU

-          Cliquer sur le lien Supprimer la sélection pour supprimer de la liste la sélection

-          Modifier ensuite les notices pour les compléter et les adapter à vos règles de saisie

 

 

 

4. Intégrer des notices proposées par les membres du réseau

L’intégration de notices depuis des sources publiques permet de faciliter le catalogage en proposant une première version, mais le niveau d’indexation ne correspond pas toujours au public.

Plusieurs centres de ressources peuvent avoir des fonds communs et des publics identiques. Dans ce cas, il peut être intéressant de mutualiser les ressources et de partager le catalogage. Ainsi, les références enregistrées dans une base peuvent alimenter un réservoir commun où chaque membre du réseau peut aller choisir ses références.

 

4.1. Principe

Superdoc Pass est une plateforme d’échanges réservée aux membres d’un réseau (chaque membre est identifié).

 

Les membres du réseau ont leur propre base Catalogue sur leur poste.

Ils envoient les notices sélectionnées dans le réservoir commun.

Ils recherchent dans le réservoir et intègrent dans leur base les notices correspondant à leur fonds.

 

Les membres du réseau peuvent utiliser Superdoc Premium ou une autre application permettant les imports-exports au format XML.

 

4.2. Echange de notices

4.2.1. Envoyer des notices dans le réservoir

Après avoir indexé les documents, iles possible de proposer les notices réalisées aux autres membres du réseau.

L’envoi de notices dans le réservoir commun se fait simplement à partir de Superdoc Premium.

-          Recherche dans la base Catalogue

-          Ouvrir de Superdoc Pass

-          Nommer le lot de notices

-          Envoyer

 

Pour les utilisateurs ne possédant pas Superdoc Premium

-          Rechercher les notices et les exporter au format XML

-          Se connecter à Superdoc Pass et ouvrir le fichier XML

-          Nommer le lot de notices

-          Envoyer

 

4.2.2. Intégrer les notices dans sa base

Chaque membre du réseau peut se connecter et rechercher dans le réservoir pour identifier les références pertinentes. Une fois sélectionnées celles-ci sont intégrées dans sa base.

 

-          Ouvrir Superdoc Pass (site Internet Superdoc)

-          Sélectionner les notices à intégrer à partir d’une recherche

-          Intégrer les notices

style='margin-left:0cm'> 

 

Pour les utilisateurs ne possédant pas Superdoc Premium

-          Se connecter à Superdoc Pass

-          Sélectionner les notices à intégrer à partir d’une recherche

-          Télécharger le fichier XML correspondant

-          Importer le fichier XML dans sa base

 

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